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Word&Excelで苦労?する前に

メールソフトとブラウザの使い方を覚えたら、次はWord&Excel・・・ではギャップがありすぎる、と書きました。
では何を学べばいいかと言うと、文字を扱う.txtと、それを「表」にして扱う.csvファイルについて知ることです。
世の中には、「文書作成はWord、表(計算)はExcel」と決めてかかっている人がたくさんいますが、Word&Excelを使うまでもない単純なことにもこれらのソフトを使い、時間や労力をムダにしていることをもっと知るべきです。

単なる(文字だけの)文書は、テキストエディタを使い、拡張子.txtの「テキストファイル」で保存します。
「文書⇒ワープロ」ではないのです!
.txtは、Wordの.docとは違い、特定のソフトに依存しません。
余計な書式や装飾情報などを含まないので、ファイルサイズも小さく、テキストエディタ自体も軽快に動作します。

.csvは「カンマ区切りテキストファイル」と言い、対応するソフトで開くと、Excelのような「表」形式で画面が開きます。
例として、Cassava Editorというフリーソフトで見てみましょう。
こんな画面です。 ↓↓↓
CassavaEditorの画面

この.csvファイルをテキストエディタで開くと、こうなっています。
csvファイルをテキストエディタで開く

セルの内容一つ一つが、カンマで区切られているだけです。
ですから、住所録や単なる「表」なら、テキストエディタでチャチャッと打って、拡張子を.csvにし、Cassava Editorで見る、という使い方でもいいですね。
Excelのように多機能ではない分、編集などの操作もカンタンで、ちょっといじっていれば誰でもすぐに使えます。

.csvファイルは、もっと高度な処理が必要なら、その時にExcelのような「高機能」ソフトで読み込めばいいのです。
さっきのファイルをExcelで開いてみました。↓↓↓
csvファイルをExcelで開く

グラフを描かせるなら、そこでExcelの出番ということです。 (^ ^;)

.txtとWordについても同じことが言えます。
何でもかんでもWordでやろうとせず、まずテキストエディタでちゃんと「文」を書き、もし挿絵や図版が必要ならそれはそれで用意した上で、最後にWordで「レイアウト」すればいいのです。

買ったパソコンにWord&Excelがインストールされているからといって、それらを「使わなければいけない」義理は何もありません。
効率良くラクに作業をするには、他のソフトを使った方がいい場合がたくさんあります。
もっと柔軟に考えましょう。

テーマ : ソフトウェア
ジャンル : コンピュータ

tag : パソコン豆知識

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