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Word&Excelのファイルは「暗号」

Word2003で新規作成したファイルは、特に指定しなければ(つまりデフォルトでは)、拡張子.docのついた「Word文書」で保存されます。
Wordのファイル保存画面

Excel2003では拡張子.xlsの「Excelブック」になります。
Excelのファイル保存画面

何の疑問も持たずにこれらのファイル形式で保存し、それをメールの添付ファイルとして送っている人もたくさんいるでしょう。
その時、相手の環境を考えているでしょうか?

「Word文書」は相手のパソコンにもWordがインストールされていなければ、開けません。
.docはWordという1ワープロソフトの「独自」ファイル形式なのです。
Wordでしか意味を理解することができない、いわば「暗号」のようなもの。
ですから、相手のパソコンにWordがインストールされているか確かめずに「Word文書」を添付ファイルとして送るのは、(限りなくルール違反に近い)マナー違反です。
Excelの.xlsについても、同様のことが言えます。

もっとも、特にビジネスの場では、Word&ExcelをはじめとするOfficeが事実上の「標準」ソフト化しているので、そう「ファイルが開けない!」と騒ぐようなことは起きないでしょうし、これらとそこそこ「互換性」のあるソフトもいくつかあります。

しかし日頃仕事でファイル形式に無頓着なままWord&Excelを使い、その感覚をそのままプライベートにまで持ち込む人が多々いるのですね。
「集まる場所はココ」という地図(Webサイトからダウンロードしたもの)を、Excelに貼り付けて添付ファイルで送る、などはその例です。
私は「パソコンを買った。メールアドレスはこれ」と、友人達には伝えましたが、WordやExcelがインストールされているかどうかは、誰にも言っていません。
なのに皆平気で?Word&Excelの添付ファイルを送ってきます。

実際には私のパソコンにWord&Excelがインストールされているので、開いて見ることはできます。
しかし、彼らの無知・無神経さには正直ウンザリしました。
きっとパソコンを使っていても、ファイル形式や拡張子などには、一度も注意を払ったことがないのでしょう。

メール、インターネットの利用法をマスターしたら、次はWord&Excelの「操作」・・・というようなパソコンとの付き合い方をしていると、こういう人達が大量に生産されてしまいます。
買えば数万円もするようなソフトの独自形式で「暗号化」されたファイルを、許可なく人に送りつけるのがいかに失礼なことか、もっと自覚するべきではないでしょうか。

さて、自分には必要がないのでWord&Excelをパソコンにインストールしていないが、添付ファイルを送ってくる人がいて困る、という向きには、「見るだけ」のビューアというものがあります。
Microsoft社のサイトから無料でダウンロードできます。

Word 2003のビューア
Excel 2003のビューア

な~んだ、こういうものがあるんだったら、そんなにWord&Excelの添付ファイルのことで目くじら立てなくても・・・と思うかもしれませんが、相手の環境も構わずファイルを送るような人は、おそらく「ビューア」なんてものも知らないのです。
自分が知らないことを相手に当然のように要求するのは、やっぱりおかしいですよね。

テーマ : 初心者のために・・・
ジャンル : コンピュータ

tag : パソコン豆知識 Word Excel

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